Tim Dillenberger

Lieber Herr Dillenberger, der Slogan von HF lautet „Steuern. Beraten. Begeistern.“ Was macht HF anders – und besser – als andere Steuerkanzleien?
Zunächst einmal: Wir sind innovativ und scheuen uns nicht davor, neue Wege zu gehen. Wir verstecken uns auch nicht hinter dem Satz „Haben wir schon immer so gemacht.“ Denn mal ganz ehrlich, wer geht heutzutage in ein Krankenhaus und lässt sich auf dem Standard wie vor 30 Jahren operieren? „Hammer auf den Kopf – Narkose“ will auch keiner haben. Komisch, dass viele Berufskollegen trotzdem noch so ticken.

Sie sind als Leiter Rechnungswesen auch für das „papierlose Büro“ bei HF zuständig. Wie papierlos ist Ihr Unternehmen denn schon?
In meiner Buchhaltungsabteilung arbeiten wir die laufenden Buchhaltungen zu 100 Prozent digital ab. Einige wenige geben noch Papierbelege ab. Die werden aber vorab digitalisiert. Neumandate nehmen wir ohnehin nur noch digital an.

Wo sind dabei die größten Herausforderungen?
Digitalisierung ist nicht nur eine Sache der Buchhaltung. Die Schwierigkeit besteht darin, einen durchgängig digitalen Prozess von der Entstehung des Belegs beim Mandanten über Finanzbuchhaltung und Lohn in die Erstellung der Bilanzen und Steuererklärungen hindurch bis zur Einreichung bei Finanzämtern, Banken und Registern zu schaffen. Das ist der Antrieb.

Stichwort DATEV. Sie arbeiten da mit einer nahtlosen DATEV-Integration für Firmenkreditkarten. Können Sie das bitte ein wenig erläutern?
Die Branche wartet seit Jahren auf eine Lösung um Kreditkartenumsätze elektronisch verarbeiten zu können. Da aber Banken nicht in der Lage sind, Kreditkartenumsätze flächendeckend elektronisch abrufbar zu machen, sind wir auch hier neue Wege gegangen und haben uns selbst geholfen.

Ich habe während der letzten Monate mit der Firma Pleo zusammen eine Schnittstelle zu Unternehmen online entwickelt. Somit können Kreditkartenumsätze samt Belegbildern einfach über DATEV Unternehmen online bis nach Kanzlei-Rechnungswesen geschoben werden. Es funktioniert ganz einfach. Ein Arbeitnehmer erhält eine Firmenkreditkarte, die mit seinem Handy per App verbunden ist. Sobald er damit bezahlt, erscheint auf dem Handy die Aufforderung, den Beleg abzufotografieren. Dazu kann er noch eine Zusatzinfo platzieren wie beispielsweise „Firmenwagen im Inland getankt“. Und schon haben wir den ganzen Sachverhalt samt Buchungssatz in unseren Systemen abrufbar.

HF gilt als Vorreiter in der Welt der digitalen Steuerkanzleien. Was sind aus Ihrer Erfahrung die größten Vorteile – sowohl für Ihre Mandanten als auch für Sie in der Tagesarbeit?
Der allergrößte Vorteil zeigt sich gerade in dieser Corona-Pandemie ganz deutlich. Wir sind zu jeder Zeit handlungsfähig und können unseren Mandanten weiterhin die Dienstleistungen geben, die sie brauchen. Digitalisierung macht ortsunabhängig. Wir können Mitarbeiter einfach ins Homeoffice schicken, ohne Einschränkungen im Arbeitsablauf zu haben. Gut, den Kaffee muss ich mir dann selbst machen, aber das war’s dann auch. Gerade jetzt, wo einige Firmen um ihr Überleben kämpfen, aktuelle Zahlen für Anträge brauchen, Kurzarbeit anmelden müssen… wäre es fatal, wenn der Steuerberater nicht mehr handlungsfähig ist, weil er die Möglichkeiten der Digitalisierung verschlafen hat.

Was ist für Sie persönlich der größte Benefit einer digitalen Kanzlei?
Ganz klar die Möglichkeit zu haben, von zu Hause aus arbeiten zu können.

Mussten Sie anfangs viel Überzeugungsarbeit leisten oder sind Ihre Mandanten von Anfang an „mitgegangen“? Wie gehen Sie mit skeptischen Mandaten um?
Man muss heute noch Überzeugungsarbeit leisten, mit Rückendeckung der Geschäftsleitung ist das natürlich viel einfacher. Dadurch, dass Neukunden nur „digital“ Mandant bei uns werden können, ist diese Hürde bereits lange geschafft. Bestandskunden versuchen wir nach und nach ebenfalls umzustellen. Es läuft aber eigentlich immer nach dem gleichen Muster. Anfangs will keiner an den bestehenden Strukturen rütteln, nachher ist man aber froh, den Schritt gemacht zu haben. Schließlich hat es auch einen Vorteil für einen selbst – und der ist schon recht schnell zu spüren. Das ist auch das Tolle an meinem Job: Ich schaffe Win-win-Situationen. Es profitieren immer beide Seiten.

Welche Potenziale sehen Sie noch im digitalisierten Rechnungswesen?
Mehr und bessere Schnittstellen zwischen den Programmen. Der Optimalfall sieht so aus, dass wir uns die Daten holen, wenn wir sie brauchen, ohne, dass der Mandant eine Zuarbeit machen muss. Daran arbeiten wir.